Księga przychodów i rozchodów jest dokumentem, w którym przedsiębiorca rejestruje wszystkie przychody i wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jest to jeden z podstawowych dokumentów księgowych, którego prowadzenie jest obowiązkowe dla większości przedsiębiorców.
Księga przychodów i rozchodów zawiera informacje o:
- przychodach z działalności gospodarczej, takie jak sprzedaż, usługi, diety, należności,
- rozchodach związanych z działalnością gospodarczą, takich jak zakup towarów i usług, wynagrodzenia, koszty podróży służbowych, opłaty,
- saldach na rachunkach bankowych i gotówkowych,
- wpłatach i wypłatach gotówki,
- operacjach na rachunkach bankowych,
- zobowiązaniach i należnościach,
- innych operacjach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Księga przychodów i rozchodów powinna być prowadzona w sposób ciągły i chronologiczny, a każda pozycja powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do jej wprowadzenia. Księga przychodów i rozchodów jest ważnym dokumentem podczas kontroli podatkowej, ponieważ pozwala na udowodnienie dochodów i kosztów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Kto powinien prowadzić księgę przychodów i rozchodów?
W Polsce, przepisy prawne nakładają obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów na większość przedsiębiorców.
Osoby fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą, powinny prowadzić księgę przychodów i rozchodów, jeśli przychód z działalności przewyższa kwotę wolna od podatku, obecnie jest to limit do 85 528 złotych rocznie.
Spółki cywilne, jawne, partnerskie powinny prowadzić księgę przychodów i rozchodów, niezależnie od wysokości przychodu.
Spółki kapitałowe – takie jak spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (S.A), spółki jawne (S.J), czy też spółki komandytowe (S.K) – zobowiązane są do prowadzenia pełnej księgowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i składania sprawozdań finansowych.
Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów jest obowiązkowe także dla osób, które prowadzą pozarolniczą działalność gospodarczą, niezależnie od wysokości przychodu.
Jeśli przedsiębiorca nie prowadzi księgi przychodów i rozchodów, lub prowadzi ją niezgodnie z obowiązującymi przepisami, może zostać ukarany grzywną.
Zasady prowadzenia KPiR
Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów powinno odbywać się zgodnie z pewnymi zasadami, aby spełniała ona swoje funkcje informacyjne i umożliwiała prawidłowe rozliczenie podatków. Oto niektóre z nich:
- Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów powinno być ciągłe i chronologiczne. Oznacza to, że wpisy powinny być dokonywane na bieżąco, w kolejności ich wystąpienia.
- Księga przychodów i rozchodów powinna być prowadzona w jednym egzemplarzu.
- Wpisy do księgi przychodów i rozchodów powinny być dokonywane przez osoby upoważnione, które potwierdzają swoim podpisem każdą pozycję.