Faktura zbiorcza jest dokumentem, który zawiera informacje o wielu transakcjach handlowych dokonanych przez danego kontrahenta w określonym czasie. Jest to zestawienie faktur, które zostały wystawione przez sprzedawcę w ciągu miesiąca lub innego okresu, zawierające szczegółowe informacje dotyczące każdej z nich, takie jak: numer faktury, data wystawienia, kwota, opis towaru lub usługi.
Faktura zbiorcza jest przydatna dla kupujących, ponieważ pozwala na jednorazowe rozliczenie wszystkich transakcji z danym sprzedawcą w danym okresie, co jest bardziej efektywne niż rozliczanie każdej faktury osobno. Dla sprzedawców faktura zbiorcza pozwala na szybsze rozliczanie się z kontrahentami i zwiększa przejrzystość i kontrolę nad sprzedażą.
Faktura zbiorcza musi zawierać informację, że jest to dokument zbiorczy oraz numery i daty wszystkich faktur, które zawiera. Musi też spełniać wymogi prawne dotyczące faktur, takie jak numer NIP, numer REGON itp.
Kiedy można ją wystawić?
Faktura zbiorcza może być wystawiona, gdy spełnione zostaną następujące warunki:
- Istnieje wiele transakcji handlowych: Faktura zbiorcza jest odpowiednia, gdy istnieje wiele transakcji handlowych z danym kontrahentem, które chce się rozliczyć jednorazowo.
- Transakcje są związane z tym samym okresem rozliczeniowym: Faktura zbiorcza powinna obejmować transakcje, które zostały dokonane w tym samym okresie rozliczeniowym, np. miesiąc, kwartał itp.
- Wszystkie transakcje zostały już zakończone: Faktura zbiorcza powinna zawierać tylko transakcje, które zostały już zakończone i zapłacone.
- Kontrahent wyraził zgodę na wystawienie faktury zbiorczej: Przed wystawieniem faktury zbiorczej, sprzedawca powinien uzyskać zgodę kontrahenta na takie rozliczenie transakcji.
- Zgodnie z prawem podatkowym: Faktura zbiorcza musi spełniać wszystkie wymogi prawne dotyczące faktur, takie jak numer NIP, numer REGON itp.
Zasady wystawiania faktur zbiorczych
Aby wystawić fakturę zbiorczą, należy przestrzegać następujących zasad:
- Zawierać informację, że jest to faktura zbiorcza: Faktura zbiorcza musi zawierać informację, że jest to faktura zbiorcza oraz numery i daty wszystkich faktur, które zawiera.
- Zawierać tylko transakcje zakończone: Faktura zbiorcza powinna zawierać tylko transakcje, które zostały już zakończone i zapłacone.
- Zawierać transakcje związane z tym samym okresem rozliczeniowym: Faktura zbiorcza powinna obejmować transakcje, które zostały dokonane w tym samym okresie rozliczeniowym, np. miesiąc, kwartał itp.
- Zawierać wszystkie niezbędne informacje: Faktura zbiorcza musi zawierać wszystkie niezbędne informacje, takie jak nazwa i adres sprzedawcy oraz nabywcy, numer NIP, numery faktur, kwoty transakcji, opisy towarów lub usług itp.
- Posiadać zgodę kontrahenta: Przed wystawieniem faktury zbiorczej, sprzedawca powinien uzyskać zgodę kontrahenta na takie rozliczenie transakcji.
- Zgodnie z prawem podatkowym: Faktura zbiorcza musi spełniać wszystkie wymogi prawne dotyczące faktur, takie jak numer NIP, numer REGON itp.