Dowody księgowe to dokumenty, które potwierdzają dokonanie transakcji gospodarczej i służą jako podstawa do wystawienia faktury lub rachunku. Służą one do udokumentowania i udowodnienia rachunkowości, rozliczeń podatkowych oraz do celów kontroli wewnętrznej i zewnętrznej. Dowody księgowe muszą zawierać określone informacje wymagane przez prawo podatkowe i rachunkowe, takie jak: data transakcji, kwotę, opis transakcji, dane podmiotów biorących udział w transakcji. Dowody księgowe mogą mieć różną formę, taką jak faktury, rachunki, paragony, rachunki bankowe, weksle, czy noty obciążeniowe.
Dowody księgowe – przykłady
Przykłady dowodów księgowych:
- Faktura VAT – dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży towarów lub usług, zawierający informacje o kwocie, podatku VAT, danych sprzedawcy i nabywcy.
- Rachunek – dokument potwierdzający dokonanie transakcji, zawierający informacje o kwocie, danych sprzedawcy i nabywcy.
- Paragon fiskalny – dokument potwierdzający dokonanie zakupu towarów lub usług w sklepie, zawierający informacje o kwocie, podatku VAT, danych sprzedawcy i nabywcy.
- Rachunek bankowy – dokument potwierdzający dokonanie przelewu lub wpłaty pieniędzy na konto, zawierający informacje o kwocie, danych nadawcy i odbiorcy przelewu.
- Weksel – dokument potwierdzający dokonanie transakcji finansowej polegającej na przeniesieniu prawa do otrzymania określonej kwoty pieniędzy na inny podmiot, zawierający informacje o kwocie, danych nadawcy weksla i odbiorcy.
- Nota obciążeniowa – dokument potwierdzający dokonanie zakupu towarów lub usług, zawierający informacje o kwocie, danych sprzedawcy i nabywcy.
Ich funkcje
Dowody księgowe pełnią kilka ważnych funkcji, m.in.:
- Potwierdzenie transakcji: Dowody księgowe potwierdzają dokonanie transakcji gospodarczej, co jest istotne zarówno dla podatku, jak i dla rozliczeń między firmami.
- Udokumentowanie operacji: Dowody księgowe udokumentowują operacje gospodarcze, co jest niezbędne dla celów księgowych i podatkowych.
- Kontrola wewnętrzna: Dowody księgowe umożliwiają kontrolę wewnętrzną w firmie, co pozwala na szybkie wykrycie ewentualnych błędów lub nieprawidłowości.
- Kontrola zewnętrzna: Dowody księgowe służą do kontroli zewnętrznej przez organy podatkowe, co pozwala na sprawdzenie zgodności z przepisami podatkowymi.
- Archiwizacja: Dowody księgowe służą do archiwizacji danych, co pozwala na dostęp do informacji z przeszłości.
- Ewidencja: Dowody księgowe służą do ewidencji księgowej, co pozwala na rozliczenie podatków, bilansów i rachunku zysków i strat.