Akta osobowe to dokumentacja dotycząca pracownika, która jest tworzona i przechowywana przez pracodawcę. Akta te zawierają informacje dotyczące m.in. danych osobowych pracownika, jego kwalifikacji, umiejętności, wykształcenia, stażu pracy, wynagrodzenia, urlopów, nagród i kar, opinii przełożonych oraz innych dokumentów związanych z zatrudnieniem.
Akta osobowe pracowników służą do celów rekrutacji, rozwoju kariery, kontroli pracy, rozwiązywania problemów, rozliczania wynagrodzeń i urlopów oraz do archiwizacji danych.
Akta osobowe są również ważnym elementem w procesie kontroli pracy, ponieważ pracodawca może na ich podstawie weryfikować przestrzeganie przepisów i procedur przez pracowników.
Akta osobowe są również chronione prawnie, pracodawca musi przestrzegać przepisów o ochronie danych osobowych, a pracownicy mają prawo do wglądu do swoich akt i ich poprawienia.
Jak chronić akta osobowe pracowników?
Aby chronić akta osobowe pracowników, pracodawca powinien przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz przepisów krajowych i unijnych regulujących przetwarzanie danych osobowych. Poniżej znajdują się kilka kroków, które pracodawca może podjąć, aby chronić akta osobowe pracowników:
- Ochrona dostępu: Dostęp do akt osobowych powinien być ograniczony tylko do osób upoważnionych. Pracodawca powinien również stosować odpowiednie zabezpieczenia, takie jak hasła i autoryzacja, aby zapobiec nieuprawnionemu dostępowi.
- Archiwizacja danych: Akta osobowe powinny być archiwizowane w bezpiecznym miejscu, takim jak sejf lub serwer z odpowiednim poziomem zabezpieczeń.
- Ochrona przed utratą danych: Pracodawca powinien przestrzegać odpowiednich procedur i zabezpieczeń, aby zapobiec utracie danych.
- Przeszkolenie pracowników: Pracodawca powinien przeszkolić swoich pracowników w zakresie ochrony danych osobowych, tak aby wiedzieli jak postępować z danymi osobowymi pracowników.
- Regularne sprawdzanie i monitorowanie: Pracodawca powinien regularnie sprawdzać i monitorować systemy i procesy związane z ochroną danych osobowych, aby upewnić się, że są one skuteczne.
Akta osobowe w formie elektronicznej – czy to dozwolone?
Tak, akta osobowe w formie elektronicznej są dozwolone, pod warunkiem, że przestrzega się przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i przetwarzania danych osobowych w formie elektronicznej. Przepisy te regulują zarówno krajowe, jak i unijne.
Przede wszystkim, pracodawca musi zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych pracowników, taki jak szyfrowanie danych, ochrona przed nieuprawnionym dostępem, czy zabezpieczenia przed utratą danych. Pracodawca powinien również przestrzegać przepisów dotyczących przechowywania i archiwizacji danych osobowych oraz ich przetwarzania.
Pracodawca powinien również informować pracowników o tym, że ich dane osobowe będą przechowywane w formie elektronicznej, jakie cele przetwarzania danych.