Faktura pro forma jest to rodzaj faktury, która jest wystawiana przed dokonaniem transakcji handlowej, czyli przed dostawą towaru lub przed świadczeniem usługi. Faktura pro forma jest wystawiana na życzenie kupującego lub na wniosek sprzedającego, jako potwierdzenie zamówienia lub oferty handlowej.
Faktura pro forma zwykle zawiera takie informacje jak:
- dane kupującego i sprzedającego,
- opis towaru lub usługi,
- ilość towaru lub usług,
- cenę jednostkową,
- całkowitą cenę transakcji,
- termin dostawy lub wykonania usługi
- wszelkie inne specjalne warunki transakcji.
Faktura pro forma jest często używana przy międzynarodowych transakcjach handlowych, aby potwierdzić warunki handlu, czy tez w celu uzyskania finansowania na dostawę towaru lub usługę.
Jednak należy pamiętać, że faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym i nie jest uznawana za dokument potwierdzający transakcję handlową, jedynie potwierdzenie zamówienia lub oferty.
Na czym polega płatność pro forma?
Płatność pro forma polega na dokonaniu przedpłaty przez kupującego na rzecz sprzedającego przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Płatność pro forma jest często stosowana w międzynarodowych transakcjach handlowych, gdzie sprzedający chce mieć gwarancję, że otrzyma zapłatę za towar lub usługę przed ich dostawą. Kupujący natomiast chce mieć gwarancję, że towar lub usługa zostanie mu dostarczona.
Forma płatności pro forma jest często warunkiem dla sprzedającego, aby rozpocząć działanie, jak na przykład produkcję czy też proces wysyłki towarów. W takim przypadku kupujący wysyła zaliczkę na rachunek sprzedającego lub przekazuje ją przez firmę zajmująca się transportem, która przyjmuje zaliczkę jako zabezpieczenie dostawy towarów.
Należy jednak pamiętać, że płatność pro forma jest różna od płatności z góry, gdzie cała suma zostaje zapłacona zanim towar lub usługa zostanie dostarczona. Płatność pro forma zazwyczaj stanowi jedynie część całkowitej kwoty transakcji.
Zagrożenia związane z płatnościami pro forma
Jednym z głównych zagrożeń związanych z płatnościami pro forma jest ryzyko oszustwa. Kupujący może wystawić fałszywą fakturę pro forma lub nie uiścić płatności po otrzymaniu towarów. Sprzedający powinien zawsze dokładnie sprawdzić tożsamość kupującego i potwierdzić wiarygodność faktury pro forma przed wysłaniem towarów.
Innym zagrożeniem jest ryzyko niezgodności kursów walutowych. Płatności pro forma często są rozliczane w walucie innej niż waluta kraju sprzedającego. W przypadku zmiany kursu walutowego sprzedający może ponieść straty.
Kolejnym ryzykiem jest problem związany z logistyką. Proces wysyłki i dostawy jest skomplikowany i wymaga wielu pośredników (np. przewoźników, agentów celnych), co może prowadzić do opóźnień lub przegapienie szczegółów.
W celu minimalizacji tych ryzyk, należy dokładnie przestrzegać procesów i procedur dotyczących wysyłki i płatności, stosować się do zasad bezpieczeństwa, dokładnie sprawdzać dane kontrahenta, monitorować sytuację rynkową, regularnie komunikować się z pośrednikami i zawsze mieć odpowiednie ubezpieczenie.