Zasady przechowywania dokumentacji podatkowej zależą od kraju i rodzaju podatku. Ogólnie jednak, dokumentacja podatkowa powinna być przechowywana przez określony czas, który jest ustalony przez przepisy prawne. Dokumentacja ta powinna być przechowywana w oryginalnej formie lub w formie skanów, które są kompletne i czytelne.
W Polsce przedsiębiorcy powinni przechowywać dokumenty księgowe i podatkowe przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności danego podatku. Dokumenty te powinny być dostępne dla organów podatkowych, które mogą je przeglądać w celu kontroli.
Dokumentacja podatkowa, która powinna być przechowywana, obejmuje m.in.:
- faktury VAT zakupu i sprzedaży,
- rachunki,
- paragony,
- dowody wpłat na rachunki bankowe,
- dokumenty dotyczące udzielonych i otrzymanych pożyczek,
- umowy i inne dokumenty dotyczące działalności gospodarczej,
- księgi rachunkowe,
- deklaracje podatkowe.
Przedsiębiorcy powinni również pamiętać, że dokumentacja podatkowa musi być przechowywana w sposób umożliwiający jej szybkie odnalezienie i udostępnienie organom podatkowym.
Ile trzeba przechowywać dokumentację podatkową?
Ile trzeba przechowywać dokumentację podatkową zależy od kraju i rodzaju podatku. W Polsce przedsiębiorcy powinni przechowywać dokumenty księgowe i podatkowe przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności danego podatku.
Jednak, to nie jest jedyna regulacja w kwestii przechowywania dokumentacji podatkowej. Niektóre dokumenty powinny być przechowywane dłużej, np:
- dokumenty powiązane z nieruchomościami przez 30 lat.
- dokumenty związane z podatkiem od nieruchomości przez 20 lat.
- dokumenty dotyczące rozliczeń podatku dochodowego od osób prawnych przez 6 lat.
Zawsze ważne jest, aby sprawdzić przepisy prawne kraju, w którym prowadzona jest działalność, aby upewnić się, że dokumentacja jest przechowywana przez odpowiedni okres czasu.
Ogólnie rzecz biorąc, ważne jest, aby przedsiębiorcy przechowywali dokumentację podatkową przez wystarczająco długi okres czasu, aby mogli udowodnić swoją zgodność z prawem podatkowym i uniknąć ewentualnych kar finansowych.
Co grozi za nieprzechowywanie dokumentacji podatkowej?
Nieprzechowywanie dokumentacji podatkowej może grozić różnymi sankcjami, w zależności od kraju i rodzaju podatku. W Polsce, nieprzechowywanie dokumentacji podatkowej może skutkować:
- Nałożeniem kar finansowych: przedsiębiorcy, którzy nie przechowują dokumentacji podatkowej przez okres wymagany przez przepisy prawne, mogą zostać ukarani karami finansowymi.
- Obowiązkiem udowodnienia swoich roszczeń: jeśli przedsiębiorca nie przechowuje dokumentacji podatkowej, może mieć trudności z udowodnieniem swoich roszczeń podatkowych, co może skutkować odmową zwrotu nadpłaconego podatku.
- Nieprawidłowościami podatkowymi: brak dokumentacji podatkowej może również prowadzić do podejrzenia nieprawidłowości podatkowych, co może skutkować kontrolą podatkową i ewentualnymi karami finansowymi.
- Zwiększonym ryzykiem kontroli podatkowej: przedsiębiorcy, którzy nie przechowują dokumentacji podatkowej.