Faktura elektroniczna to dokument zawierający informacje o transakcji handlowej, który jest wystawiany i przesyłany w formie elektronicznej, zamiast w formie papierowej. Faktura elektroniczna jest dokumentem elektronicznym, który spełnia wszystkie wymagania formalne, jakie musi spełniać faktura papierowa. Oznacza to, że musi zawierać takie same dane jak faktura papierowa, takie jak: nazwę i adres nabywcy oraz sprzedawcy, datę wystawienia, numery rachunków, kwoty podatku i ilości sprzedanych towarów lub usług.
Faktura elektroniczna jest przesyłana przez Internet, zwykle za pośrednictwem specjalnego systemu lub platformy elektronicznej. Dzięki temu, faktura elektroniczna jest bardziej efektywna i szybsza niż faktura papierowa, ponieważ nie trzeba czekać na dostarczenie jej pocztą i można ją łatwiej przechowywać i przetwarzać.
W Polsce, od 2020 roku faktura elektroniczna jest obowiązkowa dla wszystkich podatników VAT.
Elementy faktury elektronicznej
Faktura elektroniczna jest elektroniczną wersją dokumentu faktury, który jest wymagany przy każdej transakcji handlowej. Składa się z następujących elementów:
- Dane sprzedawcy i nabywcy – imię i nazwisko, adres, numer NIP
- Data wystawienia i numer faktury
- Lista produktów lub usług, które zostały sprzedane, zawierająca ich nazwę, ilość, cenę jednostkową i wartość całkowitą
- Suma brutto i netto oraz kwota podatku
- Informacje o płatności – termin i sposób zapłaty
- Podpis elektroniczny – potwierdzenie autentyczności i integralności dokumentu
Ważne jest, aby faktura elektroniczna spełniała wymogi prawne w danym kraju, w którym jest wystawiana i używana.
Wymagania
Faktura elektroniczna musi spełniać następujące wymagania:
- Musi być zgodna z formatem XML lub PDF/A
- Musi zawierać wszystkie niezbędne elementy faktury, takie jak dane nabywcy i sprzedawcy, opis towarów lub usług, cena, kwota podatku itp.
- Musi być podpisana elektronicznie przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego
- Musi zawierać unikalny numer identyfikacyjny (np. numer NIP)
- Musi zawierać datę wystawienia i sprzedaży
- Musi być przesłana za pośrednictwem bezpiecznego kanału komunikacji
- Musi spełniać wymagania podatkowe i księgowe w danym kraju.