Faktury elektroniczne to dokumenty elektroniczne, które zastępują tradycyjne faktury papierowe. Są one wysyłane, przechowywane i przetwarzane elektronicznie, co pozwala na szybszą i bardziej efektywną wymianę danych pomiędzy podmiotami gospodarczymi. Mogą być one wysyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej, specjalnych platform internetowych lub przez integrację z systemami informatycznymi. Faktury elektroniczne są legalne i ważne prawnie tak samo jak faktury tradycyjne.
Czy wszystkie firmy mogą posługiwać się fakturami elektronicznymi?
Tak, wszystkie firmy mogą posługiwać się fakturami elektronicznymi, pod warunkiem spełnienia pewnych wymagań technicznych i prawnych. Aby korzystać z faktur elektronicznych, firma musi mieć odpowiednie oprogramowanie do generowania i odbierania faktur, a także musi posiadać podpis elektroniczny lub podpis zaufany. Ponadto, konieczne jest spełnienie wymogów dotyczących formatów plików oraz zgodności z przepisami prawnymi dotyczącymi fakturowania.
Elementy faktury elektronicznej
Elementy faktury elektronicznej to informacje, które muszą być zawarte w fakturze, aby spełniała ona wymagania prawne. Są to między innymi:
- dane identyfikujące sprzedawcę i nabywcę (np. nazwa, adres, NIP),
- numer faktury,
- datę wystawienia i sprzedaży,
- opis towaru lub usługi,
- cenę jednostkową,
- ilość,
- wartość sprzedaży,
- podatek VAT.
Czy faktury elektroniczne trzeba przechowywać?
Tak, faktury elektroniczne trzeba przechowywać przez określony czas. Przepisy prawne wymagają, aby faktury elektroniczne były przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności za dany towar lub usługę. Jest to takie samo jak w przypadku faktur papierowych. Przechowywanie faktur elektronicznych powinno odbywać się w taki sposób, aby zapewnić ich integralność, autentyczność i czytelność.
Jeśli faktura elektroniczna zostanie usunięta przed upływem okresu przechowywania, może to skutkować naruszeniem przepisów prawnych dotyczących przechowywania dokumentów księgowych. W takim przypadku przedsiębiorstwo może być zobowiązane do udowodnienia, że faktura została usunięta z przyczyn niezależnych od niego i że podejmowano wszelkie możliwe działania, aby ją odzyskać.
Jeśli faktura zostanie usunięta, a przedsiębiorstwo nie jest w stanie jej odzyskać lub przedstawić kopii, to może to prowadzić do kłopotów podatkowych i finansowych, takich jak nieprawidłowe rozliczenie podatku VAT, brak możliwości udokumentowania kosztów uzyskania przychodu, itp.
Dlatego ważne jest, aby przedsiębiorstwo posiadało skuteczne rozwiązania do przechowywania faktur elektronicznych, oraz aby przestrzegało przepisów dotyczących ich przechowywania.